Vergaderingen van de welstands- en monumentencommissie die oordeelt over bouwvergunningen, zijn openbaar. Dat bepaalt de zogenoemde Bouwverordening van de gemeente. In de verordening staat ook dat het ‘aanbeveling’ verdient de agenda voor de vergadering vooraf bekend te maken maar ook de stukken vooraf ter inzage te leggen en daarvan ook melding te maken. Desondanks gebeurt zulks niet.

Gewezen op het feit dat het openbaar zijn van vergaderingen weinig zin heeft als niemand weet wanneer die vergaderingen gehouden worden laat een woordvoerster van de gemeente weten: ,,Er is in de bouwverordening geen publicatieplicht van de agenda opgenomen en wordt er dus niet in strijd met de verordening gehandeld. De huidige werkwijze is er op ingericht om de direct belanghebbenden en betrokkenen actief te voorzien van de stukken en informatie over de behandeling.’’

De kwestie is actueel nu de welstands- en monumentencommissie met ingang van 2023 door invoering van de zogenoemde Omgevingswet niet alleen een nieuwe naam krijgt – Gemeentelijke adviescommissie omgevingskwaliteit – maar B&W ook een ontwerp verordening voor die commissie ter inzage hebben gelegd.

In die ontwerp verordening staat onder andere ‘De vergaderingen waarin één of meer adviezen over aanvragen om omgevingsvergunning door of namens de commissie worden vastgesteld zijn openbaar. De agenda voor de vergadering van de commissie wordt op een geschikte wijze bekendgemaakt’.

,,De werkwijze voor de nieuwe commissie, die per 1 januari 2023 start conform de Omgevingswet, wordt te zijner tijd bekend gemaakt’’, zo laat de woordvoerster weten. Volgens haar krijgen belanghebbenden en betrokkenen nu de agenda en stukken actief toegestuurd als hun aanvraag wordt besproken in de adviescommissie. ,,Verder kunnen de stukken worden opgevraagd via vergunningen@lv.nl De huidige werkwijze is er op ingericht om de direct belanghebbenden en betrokkenen actief te voorzien van de stukken en informatie over de behandeling.’’

,,Om eventuele andere belanghebbenden wel actief te betrekken bij de behandeling wordt bij de bekendmaking van elke aanvraag het volgende opgenomen in de publicatie ‘De aanvraag kunnen we u op verzoek digitaal toesturen en als een aanvraag besproken wordt bij de welstandscommissie kunt u aangeven daarbij aanwezig te willen zijn. U kunt contact met ons opnemen via telefoonnummer 14070 of een e-mail sturen naar vergunningen@lv.nl ‘.’’

In de Bouwvergunning staat letterlijk: ‘De openbaarheid van welstandsvergaderingen zal bijdragen aan de vermaatschappelijking van het welstandstoezicht. Daarbij speelt mede een rol van betekenis de algemene wens voor het transparanter maken van de advisering op het terrein van de ruimtelijke kwaliteit. Bovendien zal de openbaarheid van welstandsvergaderingen bijdragen aan het begrip voor en kennis over het welstandstoezicht van de zijde van de burger/bouwer’.

De welstands- en monumentencommissie bestaat uit drie mensen van de Stichting Dorp, Stad & Land uit Rotterdam. Zij worden bijgestaan door ambtenaren van de gemeente. Dat blijft ook na 1 januari 2023 zo.

Een groot deel van de aan de commissie voorgelegde plannen betreft aanbouwen, dakopbouwen, dakkapellen en verbouwingen van woningen en bedrijfspanden. Tevens krijgt de commissie nieuwbouwplannen voor woningen en bedrijfspanden op grotere schaal in behandeling, zo meldt men.