De gemeente houdt een zestal overzichten over de wijze waarop wordt omgegaan met gegevens van inwoners, zoals de verstrekking ervan aan derden, geheim. Een verzoek tot openbaarmaking op basis van de Wet open overheid (WOO) is afgewezen.

De gemeente maakte het bestaan van de overzichten zelf bekend in een ‘Handreiking Voorbeeld privacybeleid gemeente Leidschendam-Voorburg’. Die werd via de Vereniging Nederlandse gemeenten (VNG) verspreid.

Het ‘klikken’ om de overzichten in de handleiding te openen, functioneerde echter niet. Desgevraagd liet een woordvoerster van B&W weten dat de overzichten alleen voor intern gebruik waren. De tekst van de handleiding, en een tekst op de site van de gemeente, werden aangepast, zo gaf zij aan.

In een reactie op het WOO-verzoek staat nu: ‘Hoe met gegevens van inwoners wordt omgegaan binnen de kaders van privacy is opgenomen in het genoemde register van verwerkingen. Dit register bevat alle processen waarbij persoonsgegevens worden verwerkt’.

‘In dit overzicht staat generiek beschreven wie de gegevens ontvangen. Dit zijn medewerkers van het team en externe partijen die de voorzieningen leveren. Met die externe partijen zijn overeenkomsten gesloten, maar de namen van deze partijen en overeenkomsten zijn niet in dit overzicht opgenomen’.

‘Dit register is bedoeld voor interne controle en voor toezichthoudende instanties. De gemeente is niet verplicht dit register publiekelijk te maken’.

‘Bij het opstellen van het privacybeleid en de handreiking bestond in die tijd het idee om een overzicht in een zestal rubrieken op te stellen en onder andere de door de gemeente gesloten overeenkomsten hierin op te nemen. Het privacybeleid is wel vastgesteld, maar de overzichten zijn nooit daadwerkelijk opgesteld en daardoor ook niet vastgesteld en gepubliceerd. Dat is de reden waarom de ‘knoppen’ in het document niet werkten’.

‘Ons verwerkingsregister bevat een overzicht van de verschillende processen waarbij persoonsgegevens worden verwerkt. Het beschrijf per proces de naam van het proces, voor welk doelen de persoonsgegevens worden gebruikt, wie de verwerkingsverantwoordelijke is, welke afdeling verantwoordelijk is voor het proces, wie de intern verantwoordelijke is voor het proces, welke grondslag er is om de gegevens te gebruiken, welke persoonsgegevens er worden gebruikt, wie de categorieën van betrokkenen zijn (dit zijn de personen van wie de persoonsgegevens worden gebruikt), de categorieën van ontvangers, in welke systemen de persoonsgegevens zijn opgeslagen en of er wordt gewerkt met verwerkers en, zo ja of een verwerkersovereenkomst is gesloten. In het verwerkingsregister staat geen informatie van betrokkenen (individuen)’.

‘Omdat deze overzichten er niet zijn, kunnen wij ze helaas niet met u en het publiek delen. Uiteraard hebben bewoners op grond van de AVG wel recht op inzage in gegevens die van hen door onze gemeente worden verwerkt. Bewoners kunnen hiervoor via de website een verzoek indienen’.

‘Nu de overzichten niet zijn vastgesteld kunnen wij uw verzoek om openbaarmaking ervan niet inwilligen. Wij hebben daarom besloten uw openbaarmakingsverzoek af te wijzen’.