Het geluid- en beeldsysteem dat de gemeenteraad hanteert is net een kerstboom waarbij de grootste ballen bovenin zijn gehangen waardoor het geheel in onbalans is geraakt. Er is tijd en geld nodig om het systeem betrouwbaar en stabiel te maken en het te laten aansluiten op de werkprocessen van de gemeente.

Dat staat in een rapport dat Epos media services eind 2022 voor de gemeenteraad opstelde. Aanleiding was het uitvallen van het systeem tijdens het beraad over de begroting 2023. Daardoor kon het beraad niet via internet door belangstellenden gevolgd worden. Het stuk is middels een beroep op de Wet open overheid (WOO) vrijgegeven.

Uit het stuk blijkt dat de problemen al in 2019 begonnen. Volgens Epos is bij de invoering van het systeem weinig of geen tijd besteed aan de wensen van de gebruikers noch de functie van het systeem. De techniek bepaalde. Die bleek echter onnauwkeurig, niet aan te sluiten bij de werkprocessen van de gemeente en niet goed te werken.

In het systeem zat geen samenhang. Binnen de gemeente was geen projectleider of een ambtenaar die verantwoordelijk was voor het geheel. Een extern ingehuurde medewerkster van de griffie deed alles zelf, inclusief contact met fabrikanten. Er was echter geen sprake van echt beheer noch aansturing van de leverancier van het systeem.

Wat er met het Epos-rapport is gebeurd is onduidelijk. De onderneming zelf spreekt over een ‘quick scan’ die gevolgd zou moeten worden door een volledige analyse. Feit is dat de problemen met het systeem in de eerste helft van dit jaar bleven optreden. Deze zomer wilde de gemeente maatregelen nemen. De betrokken griffiemedewerkster is inmiddels vertrokken.