De gemeente moet ‘open en eerlijk’ communiceren over de opvang van Oekraïnse vluchtelingen. Ook naar omwonenden, inwoners van de hele gemeente en de media. Dat staat in een handreiking gemeentelijke opvang Oekraïners (GOO) die de staatssecretaris van justitie en veiligheid, Eric van der Burg, aan B&W heeft gezonden. Zoals bekend wil de gemeente in september starten met de opvang van zo’n 200 Oekraïnse vluchtelingen in Vlietweg 16/17 op bedrijfsterrein Overgoo Leidschendam.

‘Direct omwonenden: hebben direct te maken met de komst van de GOO. Het is belangrijk dat zij optimaal geïnformeerd zijn en weten wanneer en waarom er een GOO komt en tot hoe lang. Omwonenden worden via een brief uitgenodigd voor een (laagdrempelige) informatiebijeenkomst’, aldus de handreiking. ‘Overige inwoners kunnen via een persbericht of een bericht in de plaatselijke krant hierover geïnformeerd worden’.

‘Media (landelijk, regionaal en lokaal). Nadat direct omwonenden en eigenaren/beheerders van de locatie op de hoogte zijn gesteld, worden media geïnformeerd via een persbericht en/of persbriefing. Om draagvlak te bevorderen en om inwoners meer gevoel te laten krijgen bij de GOO kan een persrondleiding, indien dat mogelijk is voorafgaand aan opening van de GOO, helpen’.

In de handreiking wordt onderscheid gemaakt tussen communicatie voordat de GOO er is, en als die al draait. Voorafgaande aan de komst van het GOO: ‘Informeer, waar mogelijk, direct omwonenden met een laagdrempelige informatiemarkt. Stel de direct omwonenden in de gelegenheid om vragen te stellen aan verschillende tafels/kraampjes (organiseer dit eventueel op de desbetreffende locatie). De burgemeester loopt rond en haalt vragen op. Niet om de GOO ter discussie te stellen, maar om in gesprek te blijven. Persrondleiding door de locatie’.

Als de GOO er al is: ‘Houd doelgroepen op de hoogte van de opvang via social media, website en lokale radio/tv. Wees open en transparant over datgene wat gebeurt op locatie Deel proactief wat gebeurt op locatie. Doe dit zelfs dagelijks. Laat dagelijks een van de leden van het college een update geven (dit stelt je ook in de gelegenheid als er zaken nodig zijn om een oproep te doen) Ga met media door de locatie tijdens de opvang van de vluchtelingen, dit zorgt voor draagvlak. Maak goede afspraken met vrijwilligers over het gebruik van social media (wat kan wel en wat kan niet, dit ook in het kader van de privacy van vluchtelingen)’.

‘Incidenten binnen de GOO worden door de politie in de basis behandeld, namelijk met terughoudendheid in de woordvoering. Als het om een zwaarder incident gaat met flinke politie-inzet, dan wordt juist ingezet op open en transparante communicatie om maatschappelijke onrust te voorkomen. De woordvoering ligt hiervoor in eerste instantie bij de politie, maar het is gebruikelijk om bij zwaardere incidenten afstemming te zoeken met de verantwoordelijke gemeente’, zo staat in de handreiking.

‘Zorg vanuit gemeente en politie goed wat er is gebeurd of verklaard en doe de woordvoering neutraal en feitelijk. Laat je niet opjagen door de media die snel info willen hebben. Geef geen nationaliteiten van betrokkenen. Vaak is de oorzaak van conflicten helemaal niet gerelateerd aan de nationaliteit, maar komt het voort uit alledaagse irritaties die kunnen ontstaan in een groep mensen die dichtbij elkaar wonen. Houd rekening met de terminologie. Probeer indien mogelijk zo concreet en neutraal mogelijk te benoemen welke groep(en) er bij het incident betrokken is. Dit om stereotypering te voorkomen’.

‘Bij incidenten buiten de GOO (bijvoorbeeld diefstal of onzedelijk gedrag) waarbij mogelijk een vluchteling uit Oekraïne betrokken is, ligt de woordvoering bij de politie. De politie handelt bij deze incidenten net als bij andere incidenten. De politie neemt de aangifte op en probeert de verdachte aan te houden. De kans is groot dat de media hier extra aandacht voor zullen hebben en ook de gemeente en het COA zullen benaderen voor extra informatie. De politie blijft bij de feiten en zal uitleggen wat de politie met de zaak doet of kan doen. De vraag of een betrokkene een vluchteling uit Oekraïne is, wordt vaak gesteld. De politie beoordeelt mensen niet op hun maatschappelijke/culturele status en houdt rekening met de privacy van betrokkenen. Dit betekent dat de politie van betrokkenen enkel de leeftijd en woonplaats meldt. Is alleen een land van herkomst bekend, dan wordt dat gemeld’.