Bij de gemeente heerst een ‘prettige werksfeer’. Dat blijkt uit een doorlichting van de ambtelijke organisatie, gedaan door het bureau TwijnstraGudde. Het is het enige positieve punt dat genoemd wordt in een rapport onder de titel ‘Klaar voor de toekomst’. Het onderzoek was bedoeld om antwoorden te vinden op de vraag: ‘Wat is er nodig om de gemeentelijke organisatie van Leidschendam-Voorburg toekomstbestendiger te maken?’ Het stuk is nooit bij de gemeenteraad terecht te gekomen. De inhoud kwam vrij via een beroep op de Wet open overheid (WOO).

TwijnstraGudde schetsen de volgende problemen:

= Er is sprake van veel ad hoc verzoeken vanuit politiek richting bestuur (B&W) en vanuit bestuur richting de ambtelijke organisatie. Hierdoor gaat in de organisatie de aandacht te veel uit naar de dagelijkse zaken en onvoldoende naar de meer ‘going concern’-taken en langere termijn. Daarnaast worden initiatieven gestart die vervolgens niet worden afgemaakt of afgerond. Soms is onduidelijk wat ermee is gebeurd. Er worden niet altijd duidelijke keuzes gemaakt of een werkbare prioritering aangebracht, waardoor er grip ontbreekt voor afwegingen op de werkvloer over inzet van middelen en capaciteit. Kortom, in de huidige organisatie is er onvoldoende koersvastheid en houvast, en wordt veel ingezet op het kunnen voorzien in flexibiliteit en wendbaarheid,

= Over de afgelopen jaren is vanuit afdelingshoofden en teamleiders veel aandacht gegeven aan een meer coachende managementstijl. Dit heeft in positieve zin ook bijgedragen aan een gevoel van vertrouwen en professionele ruimte dat medewerkers hebben. Uit de analyse blijkt echter dat er een betere balans nodig is tussen coachend leiderschap en inhoudelijk leiderschap. Momenteel stellen medewerkers nog te vaak zelf prioriteiten op basis van eigen inzicht, met onvoldoende integrale afstemming. Een andere belangrijke constatering is dat er nog onvoldoende (inhoudelijk) wordt gestuurd op integrale opgaves en vraagstukken. Hierdoor blijven dilemma’s onbesproken of wordt er onvoldoende integraal aan de opgave gewerkt,

= Leidschendam-Voorburg wordt net als veel andere gemeenten geconfronteerd met opgaves die qua omvang en complexiteit alleen maar in samenwerking met omliggende gemeenten en/of belanghebbenden kunnen worden opgepakt. Bovendien is de roep om veel burgerparticipatie groeiende. Binnen de gemeentelijke organisatie is men hiervan bewust en lijkt daarop te antwoorden door vooral te faciliteren (mogelijk maken). Dit faciliteren is enerzijds een belangrijke ontwikkeling, maar heeft aan de andere kant het effect dat er vooral gereageerd wordt op de omgeving, waardoor het sturen op of met de omgeving minder aandacht krijgt. Dit wordt versterkt door de afwezigheid van voldoende inhoudelijk kader van waaruit met de omgeving gestuurd kan worden, alsook de beperkte benutting van het strategische kwaliteiten in de organisatie,

= Uit ons onderzoek blijkt dat de werksfeer goed is bij de gemeente. Sommige medewerkers beschreven de cultuur als familiair. Een prettige cultuur levert een belangrijke bijdrage levert aan de (individuele) motivatie en gedrevenheid van medewerkers. Tegelijkertijd zien we ook een werksfeer met kenmerken van een familiecultuur ten koste kan gaan van de kwaliteit van het werk en effect kan hebben op de werkdruk. Zo wordt richting het bestuur en management soms onvoldoende tegenspraak geleverd of worden afwegingen onvoldoende expliciet of transparant gemaakt en gedeeld. Wij zien dat de confrontatie om bijvoorbeeld gevoelige dossiers te bespreken soms uit de weg wordt gegaan. Ook blijft nog te vaak in het midden liggen wie vanuit welke rol welke taak de verantwoordelijkheid heeft. Of wordt onvoldoende gestuurd op het nakomen van afspraken zowel door medewerkers zelf als vanuit het management.

TwijnstraGudde doet drie aanbevelingen: verstevig de positie van de ambtenaren ten opzichte van B&W; versterk de aansturing van de ambtenaren; wees een betrouwbare samenwerkingspartner, ook in de regio.

De belangenafweging moet beter en er moeten prioriteiten gesteld worden. Er moet geïnvesteerd worden in vaardigheden (competenties) van ambtenaren om belangenafwegingen, dilemma’s en prioriteiten duidelijk te kunnen maken zodat ze ook aan het management doorgegeven kunnen worden.

Aan regionale opgaves (taken) kan vaak alleen gewerkt worden door samenwerking met andere belanghebbenden en overheden. ‘Wij bevelen aan een heldere positie in te nemen per regionale opgave. Maak hiervoor gebruik van regionale agenda‘s. En gebruik dit om koersvast te werken aan regionale opgaven’, aldus TwijnstraGudde. Per opgave moet duidelijk zijn wie waar aan tafel zit, welke rol bij welke opgave past, waar de gemeente zelf aan het stuur wil zitten en waar een andere rol meer passend is.

Als opgaven worden genoemd: energie omwenteling (weeg van fossiele brandstoffen), woningbouw, mobiliteit, duurzaamheid. Dit alles vergt meer samenwerking, zowel binnen de ambtelijke organisatie zelf als met de buitenwereld. Daar komen nog een aantal uitdagingen bij: digitalisering van informatie, burgerparticipatie (maatwerk leveren en flexibel zijn) alsmede problemen bij het werven van ambtenaren. Het rijk schuift bovendien steeds meer taken af naar de gemeenten. Verder spelen individualisering, toenemende vergrijzing, culturele diversiteit, een toenemende tweedeling in de samenleving en nieuwe wet- en regelgeving een rol.