B&W hebben geen beleid daar waar het gaat om het op verzoek openbaar maken van stukken. Er is ook geen plan om daarvoor beleid te formuleren. In de Wet open overheid (WOO) staat hoe gemeenten met dit soort verzoeken moeten omgaan. Een eigen beleidsvrijheid is er daarbij niet.

Dat heeft burgemeester Martijn Vroom D66-gemeenteraadslid Alexander Hielkema laten weten in antwoorden op vragen. Hielkema had die gesteld naar aanleiding van het gedoe rond geheimhouding van stukken binnen de begeleidingscommissie Vlietland.

Vroom wijst erop dat per WOO-verzoek moet worden nagegaan of er ‘uitzonderingsgronden’ aanwezig zijn die aan openbaarmaking van (onderdelen van) dat document in de weg staan. De uitzonderingsgronden liggen limitatief vast in de Woo. ‘De beoordeling of zich een uitzonderingsgrond voordoet, vergt uitleg en interpretatie van die uitzonderingsgrond, waarbij gebruikt wordt gemaakt van de tekst van de betreffende wetsartikelen, de toelichting op die artikelen (parlementaire geschiedenis) en van rechterlijke uitspraken over dezelfde of vergelijkbare gevallen’.

‘De toepassing van de uitzonderingsgronden en dus de beslissing of een document (of onderdelen daarvan) op verzoek openbaar kunnen worden gemaakt, is altijd maatwerk en de uitkomst van dat maatwerk kan daarom niet worden uitgedrukt in een of meer geschreven of ongeschreven algemene regels. De bestuursorganen van de gemeente hebben dus geen geschreven of beschreven beleid over passieve openbaarmaking opgesteld en hebben ook niet het voornemen daartoe’.

De burgemeester laat weten dat de ambtenaren en de griffie wel een werkinstructie ‘Proces afhandelen Woo-verzoeken’ hebben. Die biedt medewerkers een handvat om Woo-verzoeken op een uniforme wijze af te handelen.

De gemeente kent wel een beleid waarbij men zelf, actief, stukken openbaar maakt, aldus Vroom. Dat is de gemeenteraad in twee brieven (eind 2021, begin 2022) ook duidelijk gemaakt. De WOO verplicht ook tot actieve openbaarmaking van bepaalde documenten. Die zijn verdeeld in zestien categorieën.

‘Nu al worden openbaar gemaakt: algemeen verbindende voorschriften (verordeningen); overige besluiten van algemene strekking; inzicht in organisatie en werkwijze; de bereikbaarheid van de burgemeester, college en gemeenteraad; vergaderstukken en verslagen van de gemeenteraad en de raadscommissies; agenda’s en besluitenlijsten van vergaderingen van het college; Woo-verzoeken, Woo-besluiten en verstrekte informatie; adviezen van met name adviescolleges en adviescommissies *); convenanten en andere samenwerkingsovereenkomsten *); jaarplannen en –verslagen van bestuursorganen *); en (bepaalde) onderzoeksrapporten *).

*) Worden niet ‘zelfstandig’ openbaar gemaakt, maar als bijlage bij collegevoorstellen in het geval dat over deze documenten besluitvorming door het college heeft plaatsgevonden. Vanaf 1 februari 2022 maakt de gemeente ook haar collegestukken actief openbaar.

Op de vraag ‘Zijn er andere uitingen of documenten op basis waarvan derden kunnen vast stellen op welke wijze de gemeente om wil gaan met adviezen gegeven aan de gemeente?’ reageert de burgemeester: ‘Er zijn geen andere uitingen of documenten op basis waarvan derden kunnen vast stellen op welke wijze de gemeente om wil gaan met adviezen gegeven aan de gemeente’.

‘Of adviezen op verzoek of actief openbaar gemaakt kunnen worden, kan in zijn algemeenheid niet worden beantwoord. Wel of niet openbaar maken van een advies (of onderdelen daarvan) zal in hoge mate afhangen van de aard en inhoud daarvan’.

‘Bij een klein percentage van de verzoeken om openbaarmaking van adviezen gaat het over adviezen over ‘gevoelige’ onderwerpen, zoals over lopende of potentiële juridische procedures waar bestuursorganen van de gemeente of de gemeente als rechtspersoon bij betrokken zijn of kunnen raken, of over risico inschattingen bij (voorgenomen) besluiten, beleidsvoornemens of ander handelen. Bij dergelijke verzoeken staan een of meer uitzonderingsgronden veelal aan openbaarmaking in de weg. Dat zullen dan meestal zijn: intern beraad/persoonlijke beleidsopvattingen, de financiële belangen van de gemeente en het goed functioneren van de gemeente’.