Een commissie uit de gemeenteraad spreekt op 12 mei over de werkafspraken die B&W met het Centraal orgaan opvang asielzoekers (COA) hebben gemaakt voor de opvang van asielzoekers in het Holiday Inn-hotel, Stationsplein 8 Voorburg. De stukken zijn op de agenda van het beraad verschenen, ook al zijn ze niet te vinden in het systeem voor collegemails, raadsbrieven en raadsvoorstellen dat de gemeenteraad hanteert. Op de stukken, die wethouder Bianca Bremer als verantwoordelijk wethouder kennen, prijkt 15 april als datum.

Over agenda’s van commissievergaderingen gaan de zogenoemde agendacommissie (voorheen het presidium van de gemeenteraad) en de griffie. Die maken concept-agenda’s uiterlijk twee weken voor een commissieberaad. Fracties kunnen daarop reageren. Indien minstens twee fracties erom vragen kunnen stukken die er eerder niet op stonden, alsnog op een agenda verschijnen.

Volgens griffie Raymond Jeene kan het voorkomen dat stukken die nog niet bij de gemeenteraad zijn ingediend toch op een agenda verschijnen. Dit omdat het belangrijk wordt geacht dat op een bepaald moment een besluit valt. ‘In zo’n geval wordt een verzoek gedaan om een stuk alvast op de concept-agenda te zetten of om een stuk mee te nemen voor de agendacommissie met als voorwaarde dat het wel beschikbaar is voordat de agendacommissie de agenda vaststelt’, aldus de griffier. ‘Maar soms worden ze pas ontvangen kort voordat de agenda wordt vastgesteld en wordt gepubliceerd’.

Op concrete vragen hoe het kan dat de stukken waar het om gaat niet in de bestanden van de gemeenteraad collegemail, raadsbrieven, raadsvoorstellen te vinden zijn, gaat de griffier niet in. Net zo min als op de stelling dat ze daardoor formeel niet ontvangen zijn door de gemeenteraad. Hij verwijst naar het feit dat ze nu wel op de agenda van de commissievergadering staan. Of ze onderhands door de wethouder zijn aangeleverd volgt evenmin een antwoord.